Bedrijfsvoering

Binnen Apeldoorn voeren we, als onderdeel van een professionele bedrijfsvoering, (verbijzonderde) interne controle op financieel kritische processen. Dit zijn processen die vallen binnen de door de raad vastgestelde goedkeuringstolerantie voor getrouwheid en verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid. Het proces aanbesteden is aangemerkt als een financieel kritisch proces.

Het normenkader voor de Europese aanbestedingen bestaat uit de volgende wet- en regelgeving:

Dit jaar is een bijzonder controlejaar geweest; enerzijds door de oorlog in Oekraïne maar ook door de toename van inhuur. Naast de reguliere controle op aanbestedingen middels een a-selecte steekproef, hebben we besloten om een themacontrole op inhuur uit te voeren. Door de krappe arbeidsmarkt en verloop van personeel is er afgelopen jaren veel ingehuurd met daardoor een hoger risico op mogelijke onrechtmatigheden bij het aanbesteden of verlengen van contracten. Daarnaast heeft de opvang van Oekraïense vluchtelingen geleid tot (enkelvoudige) aanbestedingen met dwingende spoed.
Naast bovenstaande, bleken meerdere raamovereenkomsten (ROK) met betrekking tot inhuur de geraamde waarde te hebben overschreden en derhalve onrechtmatig te zijn conform de aanbestedingswet 2012. Hiervan is tussentijds melding gemaakt (zie raadsbrief 14-10-2022) Op basis van onze risico-inschatting is besloten om alle ROK’s Inhuur te controleren.
Door geconstateerde fouten bij ROK’s (eind 2022: 4 overschrijdingen) is de inhuurcontrole (contracten niet vallend onder ROK) uitgebreid om voldoende zekerheid te verkrijgen over de massa. Uit deze controle bleken 2 EU-fouten.
In de reguliere controle zijn in 20222 50 crediteuren a-select getrokken en beoordeeld. Het gaat om alle aanbestedingen exclusief inhuur.
Voor de inhuur en reguliere controle zijn de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd:

• Contractidentificatie door spendanalyse over afgelopen 4 jaar op crediteurniveau;
• Controle van gevolgde aanbestedingsprocedure per contract;
• Geldigheid contract in onderzoeksjaar;
• Volledigheid aanbestedingsdossier.

De crediteuren in de reguliere en inhuurcontrole die eerder in 2022 zijn beoordeeld (trimester 1 en 2), zijn per jaareinde nog getoetst op eventuele overschrijding van drempelbedragen en eventuele nieuwe contracten. Hierdoor is een goed beeld verkregen over de ontwikkelingen gedurende het jaar.

Het totaal foutbedrag als gevolg van onrechtmatigheden bij de controle op aanbestedingen bedraagt:

Verbeteringen
Na de bevindingen over onrechtmatigheden in de bestaande raamovereenkomsten inhuur zijn de volgende acties opgezet met als doel nieuwe onrechtmatigheden te voorkomen:

1. Intensiveren aanlevering contracten in combinatie met verplichtingenadministratie;
2. Opbouw centraal contractenregister;
3. Betere monitoring via spendanalyses (lijnactiviteit);
4. Contract- en leveranciersmanagement stapsgewijs opbouwen.