Een nieuw kader: nota Interne Beheersing Fraude
In 2022 is een concept nota Interne Beheersing Fraude opgesteld. Deze is begin 2023 besproken in de directieraad en thema-overleggen en wordt in het voorjaar van 2023 door het college vastgesteld. In deze nota wordt inzicht gegeven in wat wij onder het begrip fraude verstaan en welke algemene en specifieke maatregelen getroffen zijn om de frauderisico’s te beheersen. Tot slot bevat de nota een eerste integrale frauderisico analyse. Die zullen wij jaarlijks gaan actualiseren.
Fraude is beslist geen nieuw fenomeen. En dat geldt ook niet voor de wijze waarop we de risico’s op interne fraude en fraude door derden proberen in de hand te houden. In de paragraaf in dit jaarverslag schetsen wij u nog de hoofdlijnen. Na de vaststelling van de nota in het college zullen wij er in volgende P&C-documenten meer inhoudelijk op terugkomen.
Fraude zien we breed. Het gaat niet alleen op Interne fraude (door ambtenaren of bestuur), maar ook Fraude door derden (Misbruik & Oneigenlijk gebruik). Bij interne fraude gaat het niet alleen om financiële fraude, waar de gemeente zelf veel geld verliest. Denk ook aan omkoping of zelfverrijking (waarbij iemand b.v. van een derde geld krijgt om gegevens te verstrekken), misbruik van persoonsgegevens en verslaggevings- en informatiefraude. De nota bevat hiervan de voorbeelden. Dat geldt ook voor fraude door derden.
Bij de algemene maatregelen die we onderkennen maken we onderscheid in de hard- en softcontrols. Het is niet voldoende dat we hardcontrols als bijvoorbeeld onze taken en bevoegdheden goed hebben ingericht en dat onze regelgeving op orde is. Minstens zo belangrijk is dat voor de medewerkers de randvoorwaarden aanwezig zijn om dat gedrag ook echt te laten zien. Concreet gaat het er om dat de ambtenaren weten wat van hun verwacht wordt, maar bijvoorbeeld dat gedrag ook bij collega’s zien. Tevens is essentieel dat zij ook de ruimte voelen om risico’s en dilemma’s tijdig op tafel te leggen.
Voor de beheersing van fraude door derden zijn de proceseigenaren en projectleiders primair aanzet. Zij bepalen daarvoor het beleid. De nota bevat daarvoor een aantal voorbeelden. Tot slot bevat de nota een beeld van de onderkende frauderisico’s. Het eerste schema geeft een beeld van de grootse financiële risico’s. Deze materiële processen zijn ook onderwerp van interne controle en accountantscontrole.Van de 9 processen waar de inschatting is dat het bruto risico het hoogst is, staat in de nota een korte toelichting op deze risico’s en getroffen maatregelen in de 1e en 2e lijn. Ook bevat de nota een eerste inschatting van bij welke processen wij de grootste niet financiële risico’s zien.
Vervolgstappen
Zijn wij er met het opstellen van een nota? Neen, zoals al aangegeven is thema beslist niet nieuw en zal het ook altijd blijven bestaan. Daarom onderschrijven we het belang daar continu aandacht aan te blijven besteden. Dat betekent bijvoorbeeld dat we nagaan hoe we het onderwerp nog beter bij ons proces- en risicomanagement kunnen inbedden en het onder de aandacht van bestuur en medewerkers kunnen brengen.
Tot nu toe is een specifieke toets uit fraudeperspectief niet ingericht. Wij vertrouwden er op dat de reguliere controles in de processen (zoals door het 4 ogenprincipe) en de huidige (3e lijn)controles afdoende moet zijn. Ook ziet de accountant graag aanvullend aandacht voor risico’s rond grote investeringen, beheersing van verbonden partijen, de financiële positie, speerpunten uit het collegeprogramma en aandacht rond het niet naleven van wet en regelgeving. We zullen met de accountant afstemmen hoe we hier de komende jaren een afdoende invulling aan kunnen geven.